Perencanaan Manajemen Perpustakaan

Perencanaan Manajemen Perpustakaan

Perencanaan Manajemen Perpustakaan
Perencanaan Manajemen Perpustakaan

1. Konsep

Perencanaan adalah proses kegiatan dalam menyusun sasaran dan sumber daya yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu untuk masa yang akan datang sesuai tugas dan fungsi yang ditetapkan untuk mencapai tujuan perpusdokinfo.
Menurut para pakar manajemen, pengertian perencanaan dapat dirumuskan sebagai berikut. Ralph Currier Davis dan Alan C. Falley ( 1971 ) menyatakan bahwa perencanaan adalah pekerjaan menentukan dan memerinci sasaran, kebijakan, program, hubungan organisatoris, prosedur, anggaran.
Perencanaan diperpustakaan dilakukan dengan memproyeksikan pikiran terhadap apa yang ingin dikerjakan, kapan dan siapa yang akan mengerjakan apa, serta bagaimana pelaksanaannya. Perencanaan menyangkut tempat, pelaksana, dan tata cara untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.

2. Jenis Perencanaan

Jenis perencanaan pada perpusdokinfo sebagai berikut.

  • Tujuan, sasaran, dan target adalah hasil akhir pelaksanaan suatu kegiatan,
  • Rencana strategik, yaitu rumusan rencana kegiatan dalam kurun waktu tertentu,
  • Rencana induk, yakni rencana jangka panjang, yang berisi sasaran dan kegiatan pokok pada masa yang akan datang dalam kurun waktu 20 – 25 tahun.
  • Rencana operasional perpusdokinfo, yakni rencana yang berlaku dan dilaksanakan dalam waktu singkat,
  • Program kerja, adalah penjabaran rencana stategis yang telah disusun dan menindak lanjuti masalah timbul sesuai visi dan misi,
  • Kebijakan, ┬ápada dasarnya merupakan ketentuan yang telah disepakati oleh para pihak terkait dan ditetapkan oleh yang berwenang sebagai pedoman atau petunjuk bagi setiap kegiatan aparatur,
  • Peraturan, adalah ketentuan yang harus ditaati,
  • Anggaran, yakni perhitungan kebutuhan yang diperlukan dalam melaksanakan program dan kegiatan dalam kurun waktu tahunan,
  • Standard, adalah bentuk, ukuran kriteria, dan jumlah, tipe, model dasar, tolak ukur, gambaran, perhitungan terhadap suatu pelaksanaan dan urutan kerja.

Pengorganisasian Perpustakaan

Pengorganisasian sangat menentukan kelancaran pelaksanaan berupa pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan dan tanggung jawab. Langkah – langkah pengorganisasi dilakukan dengan mempelajari rencana, menegaskan nama penanggung jawab, tujuan setiap unit kerja, yang dipertanggung jawabkan oleh suatu kelompok dengan pimpinan. Pengorganisasian dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut.

  1. Pemstukturan, atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja sekurang – kurangnya mencakup dua kegiatan utama; ( a ) pengelompokan dan pendistribusian tugas. ( b ) pembentukan unit dan struktur.
  2. Pemilihan dan penunjukan staf, yaitu memilih orang yang tepat dengan prinsip the right mannon the right place. Tahapannya sebagai berikut; ( a ) membuat analisis dan penghitungan staf yang diperlukan; ( b ) menganalisis dan memperbandingkan ┬ákondisi dan mutu pegawai yang sudah ada; ( c ) melakukan langkah – langkah pengembangan tenaga baru yang diperlukan; ( d ) menyiapkan staf yang akan dipakai melalui pelatihan sesuai dengan kebutuhan; ( e ) menyiapkan surat ┬ápenugasan.
  3. Fungsionalisasi, ialah penentuan tugas dan fungsi setiap orang dan unit satuan kerja.
  4. Kepala unit kerja, pada dasarnya menyangkut pengelolaan aspek adminitrasi sumber daya keuangan, kepegawaian, gedung atau ruangan, serta perlengkapan dan peralatan.
  5. Tanggung jawab manajemen perpustakaan; merumuskankan tujuan dan sasaran, menyusun program dan kegiatan, menyediakan tenaga, anggaran, perlengkapan, serta sarana dan prasarana, menyusun pertanggung jawaban secara tertulis dari seluruh pelaksanaan program, tenaga, dan sumber daya lainnya.

Koordinasi

Pengertian koordinasi menurut Jene D. Mooney ialah pencapaian usaha kelompok secara teratur dan kesatuan tindakan dalam mencapai tujuan bersama. Kemudian, fungsi koordinasi meliputi ;

  1. Koordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen, disamping fungsi perencanaan, pembinaan pegawai, pembinaan kerja, motivasi, dan pengawasan.
  2. Koordinasi merupakan usaha untuk menjamin kelancaran mekanisme prosedur kerja.
  3. Koordinasi merupakan usaha yang mengarahkan dan menyatukan kegiatan dalam satuan kerja organisasi agar bergerak sebagai kesatuan yang bulat dalam melaksanakan seluruh tugas organisasi untuk mencapai tujuannya. (https://bandarlampungkota.go.id/blog/jenis-jaringan-tumbuhan-dan-fungsinya/)
  4. Koordinasi merupakan faktor dominan yang perlu diperhatikan bagi kelancaran hidup organisasi.
Bentuk koordinasi meliputi koordinasi intern dan ekstern. Koordinasi intern terdiri atas koordinasi vertikal, horizontal, dan diagonal. Kemudian, bentuk koordinasi ekstern termasuk koordinasi funsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi hanya bersifat horizontal dan diagonal.

This article was written by ebagi