PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR

PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR

PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR
PENERAPAN EFISIENSI DALAM KANTOR

Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efisiensi tatausaha sebagaimana telah diuraikan dalam paragraph 1 di muka, dapatlah kini diperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efisien di bidang tatausaha yang perlu dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Sejalan dengan adanya 5 unsur usaha atau sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan ini digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu:

  1. Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah
  2. Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan
  3. Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat
  4. Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat
  5. Benda – untuk mencapai cara yang termurah

 

  1. Pemakaian Pikiran

1)      Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.

Contoh:

Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel jumla atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah setiap kali menghitung. Ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat kesalahan di sampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

2)      Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata itu.

Contoh:

Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata. Dalam menyalin naskah dengan mesin tik, hendaknya dletakkan mistar dibawah garis-garis kalimat sehingga memudahkan pembacaan dan tidak kehilangan jejak pada naskah itu.

3)      Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.

Contoh:   

Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam membuat suatu formuir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar di atas meja sebelum sit dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label menegnai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara secara gampang.

4)      Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesainnya.

Contoh:

Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam beberapa berkas yang ditandai misalnya. “Untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “Untuk dijawab”, “Memerlukan tindakan-tindakan” atau “Surat-surat untuk ditandatangani”. Selanjutya bila perlu sesuai dengan pentingny, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan

5)      Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.u

Contoh:

Surat-surat hendaknya tidak dibedakan dalam 3 urgensi (misalnya penting, segera, dan amat segera) melainkan sebanyak-banyaknya 2 tingkat saja yaitu cepat dan kilat. Dalam administrasi Negara yang baik dan tertib, sesungguhya semua surat harus diselesaikan secepatnya sehingga untuk tingkat yang lebih cepat cukup 1 saja, yaitu segera yang berarti surat itu harus diselesaikan seketika.

6)      Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat.

7)      Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.

Contoh:

Untuk menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan mencari-cari atau memili-milih yang membuat banyak tenaga dan waktu sedang kadang-kadang menimbulkan kejengkelan. Kalau tempat penyimpanannya sudah tetap dan pegawai sudah biasa, setiap berkas atau material yang diperlukan dapat diambil dengan mudah dan cepat.

8)      Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

  1. Pemakai Tenaga

9)      Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.

10)  Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.

Contoh:

Dalam membubuhkan keterangan tertentu pada warkat-warkat, hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi pembubuha dengan stempel. Dalam menggandakan warkat hendaknya diusahakan dengan mesin listrik yang dapat memutar sendiri secara otomatis.

11)  Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup.

Contoh:

Dalam menghimpun lembaran-lembaran stensil hendaknya lembaran itu tidak dijejerkan secara memanjang diatas meja, melainkan disusun dalam bentuk setengah lingkaran di muka pegawai dan kemudian setiap kali diambil berbarengan dengan tangan kanan maupun kiri dari sebelah luar terus kea rah tengah sehingga kedua tangan bertemu.

12)  Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya.

Contoh:

Mengetik dengan 10 jari membagi  beban kerja secara lebih merata diantara jari-jari tangan.

13)  Benda dan alat kerja yang setiap stas taluaat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan badan.

Contoh:

Potlot, jepitan keras, dan benda-benda lainnya yang sering dipakai hendaknya ditaruh dalam kotak kecil  diatas meja untuk memudahkan pemakaiannya. Demikian pula karet penghapus dapat diikar dengan seutas tali yang ujung satu nya ditambatkan pada mesin tik sehingga setiap kali diperlukan tidak usah mencari-cari kemana-mana. Pesawat telepon hendaknya ditaruh diatas meja dalam batas jarak yang dapat diraih oleh tangan pejabat yang bersangkutan dengan tidak usah berdiri atau memutarkan tubuhnya.

14)   Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup.

Contoh:

Dalam menandatangani surat yang mempunyai beberapa tembusan hendaknya dilakukan dengan karbonnya masih melekat pada surat itu sehingga cukup dengan 1 kali tanda tangan saja memakai pena bolpen dapat tembus beberapa rangkap.

15)  Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya dalam 1 proses.

Contoh:

Formulir-formulir stensilan yang jumlah pemakaiannya kira-kira sama hendaknya diketik pada satu sot sehingga sekali putar dapat diperoleh 2 macam formulir atau lebih.

16)  Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia.

Contoh:

Bila seseorang pejabat ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelepon lebih dulu tentang ada atau tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan ditemui itu sedang pergi.

17)  Tangan kiri hendaknya  tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.

  1. Pemakaian Waktu

18)  Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.

19)  Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya.

Contoh:

Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba dikantor mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam terakhgir menandatangi surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan, akhir bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian, waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya.

  1. Pemakaian Ruang

20)  Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urut-urutan penyelesaian warkat itu.

21)  Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak.

Contoh:

Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya hendaknya diletakkan terdekat dengan pegawai-pegawai yang paling banyak memakianya untuk memelihara jarak yang paling pendek.

22)  Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat.

Contoh:

Sit-sit stensil yang sudah tak terpakai lagi, undangan-undangan pertemuan yang sudah lewat, memo-memo yang telah diselesaikan serta benda-benda lainnya seperti umapamnya botol tinta kosong, bekas pita mesin tik dan sisa potongan potlot yang tidak terpakai lagi hendaknya tidak disimpan terus dalam laci-laci meja kerja, melainkan terus disingkarkan.

  1. Pemakaian Benda (termasuk uang)

23)  Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak serbaguna sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya ditekankan pada faktor fungsionil (yaitu kemanfaatan rill yang dapat diberikan oleh perbekalan itu) dan bukan faktor prestise.

Contoh:

Material tatausaha yang sedikit banyak dapat dipakai untuk berbagai keperluan misalnya ialah potlot merah-biru, potlot yang ujung belakangnya diberi karet penghapus, pita mesin tik 2 warna, sedang alat serbaguna misalnya ialah mesin hitung yang lengkap untuk segala macam perhitungan atau lemari serbaguna. Material dan peralatan ini sesuai dengan kebutuhan hendaknya dimiliki untuk melancarkan pekerjaan-pekerjaan.

24)  Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar. Misalnya membeli kertas berukuran plano (65x100cm) atau bahkan rol-rolan dan membeli tinta dalam takaran literan atau kalengan. Jadi, tidak membeli menurut rim-riman folio atau losinan botol-botol kecil yang apabila dihitung harganjya menjadi mahal.

25)  Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri. Misalnya bahan perekat kristal yang dapat dimasak sendiri sehingga tidak perlu membeli lem yang sudah jadi dalam botolan kecil-kecil. Ini juga akan menghemat biaya atau dengan pengeluaran biaya yang sama seperti semula memperoleh barang yang lebih banyak.

26)  Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah. Mislanya, dalam membeli kertas karbon gendaknya ditetapkan warnanya, ukurannya, tebalnya, dan merek pabriknya yang terkenal bermutu tinggi (tahan lama dipakai) dengan harga yang layak.

27)  Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya memang murah, tapi kegunaan atau daya tahan alat itu sangat rendah sehingga tak seimbang dengan berturunnya harganya dibandingkan dengan alat tulis merek lainnya yang harganya lebih tinggi. Dalam hal ini akan terjadi bahwa alat tulis tersebut sebentar-sebentar harus diganti sehingga akhirnya jumlah pembiayaan dengan alat itu menjadi mahal juga. Lebih tepat membeli alat yang harganya lebih tinggi secukupnya tapi mutunya tinggi dan kegunaannya terjami lama.

28)  Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya. Misalnya dalam menstensil peraturan hendaknya dapat dihitung dimuka mengenai banyaknya rim kertas yang betul-betul diperlukan. Jadi, tifak boleh kira-kira perlu sekian banyak. Perhitungan yang cermat dan pertanggungjawaban yang ketat akan mendorong pegawai untuk memakainya secara hati-hati dan tidak boros.

29)  Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah yang sungguh-sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material.

Misalnya dengan jalan:

    Tidak membuat warkat misaalnya tembusan surat dalam rangkap yang lebih dari pada jumlah yang diperlukan berdasarkan perkiraan bahwa kelak mungkin dibutuhkan.

    Tidak mengirim tembusan kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan yang dikerjakan.

    Tidak menggandakan sesuatu warkat apabila itu bisa dipakai secara berantai. Umpamanya tidak setiap peraturan perlu distensil dan dibagi-bagikan kepada semua pegawai. Bagi petugas atau bagian yang kelak mungkin memerlukan suatu peraturan, dapatlah kiranya meminjam dari bagian arsip atau dokumentasi.

30)  Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang berlebih-lebihan atau yang bersfiat mewah, melainkan secukupnya saja dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik. Misalnya dalam membuat formulir dengan sit stensil, tak perlu seluruh sit dipakai melainkan bila mungkin berukuran ½ atau ⅟ukuran lembaran itu. Dalam mencetak kartu undangan instansi pemerintah rasanya belum waktunay memakai tinta emas dan lembaran mengkilat yang harganya jauh lebih mahal dalam keadaan keuangan negara belum berlimpah-limpah dan bahkan banyak hutangnya diluar negeri.

31)  Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi hendaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat. Dengan demiklan, masing-masing bagian/seksi tidak perlu membuat sendiri-sendiri yang biasanya mengakibatjan kekembaran kerja dan pemborosan material.

32)  Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali atau dipakai untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes, sisa-sisa kertas stensilan dibuat menjadi amplop.

33)  Bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya hendaknya disususn jadwal perawatan yang teratur agara alat-alat itu dapat dipakai secara lancar dan mencapai umur teknis yang terlama. Misalnya mesin tik, mesin stensil dengan pencatatan yang cermat hendaknya diserviskan setiap jangka waktu tertentu . demikian pula misalnya setiap tutup kantor, alat penutup mesin-mesin itu hendaknya dipasangkan oleh pegawai yang memakainya. Pembelian mesin-mesin kantor yang terlampau sering karena cepat rusak mesin-mesin yang telah dimiliki berarti penghamburan biaya inventaris yang sesungguhnya dapat dicegah.

34)  Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol dengan ketat. Misalnya saja telegram yang disusun dengan cermat sehingga memakai kata-kata yang sedikit mungkin tanpa mengurangi kejelasannya dapat menghemat biaya yang banyak juga bila volume pengiriman itu cukup besar. Kebiasaan atau kegemaran untuk sedikit-sedikit main interlokal padahal urusannya cukup diselesaikan dengan surat harus pula dikikis agar tercapai penghematan dalam biaya tatahubungan.

35)  Pengeluaran biaya tatahubungan juga tidak sia-sia apabila pesawat-pesawat telepon selalu dalam keadaan baik. Pesawat yang rusak hendaknya seketika diusahakan perbaikannya sehingga meniadakan kejengkelan pada pihak sendiri maupun pihak lain yang melakukan hubungan telepon disampingnya tidak sia-sia membayar biaya langganan untuk pesawat telepon yang tidak pernah dipergunakan karena rusak.

Demikianlah pelaksanaan sejumlah cara-cara bekerja efisien dalam bidang tatausaha yang akan menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda. Sampai berapa besar jasa tatausaha dalam sesuatu organisasi atau bagi suksesnya pekerjaan –pekerjaan operatif, hal itu terutama ditentukan oleh efisiensi kerjanya.

Sumber: https://sel.co.id/

This article was written by ebagi