ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN

ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN

ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN
ASAS-ASAS EFISIENSI DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN

Tatausaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak keruan.  Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyediaan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi, mungkin bukannya membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan sebaliknya malah merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, tetapi yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja.

Penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soalny yang jelas daripada bahasanya bahsanya dengan kata-kata poetis yang indah.  Alat tulis yang dapat dipakai secra cepat dan lancer adalah lebih penting daripada pulpen emas 24 karat yang tintanya sering macet kalau dipakai dalam pelaksanaan tatausaha.

Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:

  1. Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni:

  1. Pikiran
  2. Tenaga
  3. Waktu
  4. Ruang
  5. Benda, termasuk uang

Usaha huruf C adalah yang efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik dilihat dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk mencapai hasil tertentu yang diharapakan.

  1. Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha  tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

Usaha huruf C adalah yang efisien karena menunjukakan perbandingan yang terbaik ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya.

Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja.

Penelaahan dan aktivitas untuk mecapai efisiensi kerja telah lazim di sebut work simplication (secara harfiah berarti penyederhanaan kerja) dalam kepustakaan dunia Barat. Usaha mencapai efisiensi kerja atau work simplication di dunia Barat itu berdasarkan ide pokok bahwa “selalu terdapat suatu cara yang lebih baik untuk melaksanakan suatu pekerjaan”. Tokoh pelopornya antara lain seorang insinyur perindustrian Amerika bernama Allan H. Mogensen. Tokoh ini secara sederhana merumuskan pengertian work simplification sebagai “penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan”. Dalam perkembangan selanjunya work simplication diterapakn pula pada pelaksanaan pekerjaan tatausaha di kantor-kantor sehingga kini dikenal pula istilah “paperwork simplication” (secara harfiah berarti penyederhanaan pekerjaan kertas). Segenap usaha penyederhanaan  dalam bidang tatausaha itu cukup kiranya dicakup dalam pengertian efisiensi perkantoran.

Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana sesuatu keja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah, rangakaian aktivitas-aktivitas itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-cara rangkaian aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tertentu mencakup suatu cara tertentu dalam melakukan setiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

Dengan tak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut mempengaruhi suatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh cara melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada umumnya merupakan, perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja yang efisien.

Sebagaimana yang telah disebut di awal, bahwa pengertian “usaha” dalam konsepsi tentang efisiensi mencakup 5 unsur atau sumber kerja, yaitu pikiran (tenaga rohani), tenaga jasmani, waktu, ruang dan material (termasuk uang).

Uang tidak dijadikan sebagai suatu unsur usaha tersendiri karena pada dasarnya uang adalah suatu alat pengukur nilai dari benda-benda yang ada di dunia ini. Kalau diliaht uangnya itu sendiri terlepas dari fungsinya sebagai alat pengukur dan alat penukar, maka wujudnya adalah suatu benda juga berupa lembaran kertas atau kepingan logam.

Namun, walaupun uang dimasukkan dalam unsur benda dari sesuatu usaha, uang itu tetap penting sebagai alat pengukur nilai setiap benda. Dalam memperbandingkan pemakaian sejumlah benda yang berlainan dalam berbagai usaha, maka penjabaran nilai benda-benda itu dalam jumlah harganya yang dicerminkan oleh mata uang merupakan suatu kelaziman dalam masyarakat modern dewasa ini. Jadi, dalam membandingkan mana diantara dua usaha yang efisien dilihat dari segi penggunaan materialnya, maka penghitungan jumlah harganya masing-masing akan lebih memudahkan penilaian itu. Cara inilah yang kini lebih banyak dipakai terutama dalam rangka menentukan ada atau tidaknya penghematan.

Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut  maka dapat dirumuskan lebih kokrit bahwa suatu cara bekerja efesien ialah yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai merupakan:

1)      Cara yang paling mudah

2)      Cara yang paling ringan

3)      Cara yang aling cepat

4)      Cara yang paling dekat

5)      Cara yang paling murah

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat disimpulkan suatu asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha perlulah kiranya diindahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5, yaitu perencanaan, penghematan, penghapusan, dan penggabungan. Kesemua ini berturut-turut akan diuraikan lebih lanjut di bawah ini.

  1. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindaka-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikut:

  1. Pedoman untuk waktu warkat

Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hukum, administrasi, keilmuan/dokumentasi. Bila tidak bisa dijawab untuk apa suatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan.

  1. Pedoman tentang penetapan prosedur

Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur berbagai ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri,  melainkan harus selalu direncakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosdur dalam suatu organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual).

  1. Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha

Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah kemudian menyusun prosedur pekerjaan disekitar atau mengikuti mesin itu.

  1. Pedoman tentang perencanaan formulir

Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau menyimpan  berbagai keterangan hendaknya dirancangsecara tepat mengenai bentuknya, macam, dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit “formitis” (lahirnya formulir baru terus-menerus sambil dipertahankannya formulir-formulir lama sehingga macamnya sangat banyak). Formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan.

  1.  Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suautu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menajdi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

  1. Pedoman tentang tatacara

Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat pikiran), yang teringan (menghemat gerak dan tenaga), yang tercepat (menghemat waktu), yang terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan yang termurah (menghemat benda).

  1. Pedoman tentang perlengkapan tatausaha

Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standarisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan, dan perawatannya.

  1. Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha

Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tatusaha yang melayani semua satuan operatif, dan rancangan formulir. Selanjutnya kerja-kerja perkantoran lainnya yang agak khusus dapat dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang berhubungan dengan suatu pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas.

  1. 3.Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

  1. a)Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan

Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tata usah harus sepadan dengan kegunaannya. Misalnya apabila dengan sehelai kertas biasa dapat dicatat keterangan yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti memakai suatu formulir, maka fomulir tercetak yang jelas biayanya lebih mahal itu tiak perlu dibuat.

  1. b)Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat

Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah lainnya yang tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berlebihan sehingga menghamburka material atau warkat itu bertahun-tahun di kantor karena tidak habis.

  1. c)Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

Pemakaian mesin-mesin tata usaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Harga sesatu mesin baru perlu diperbandingkan dengan kemungkinan jasa yang dapat diberikannya dan harga mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan riil suatu mesin dan kewaspadaan terhadap penghematan semu (mesin yAng tampaknya lebih murah tapi mutunya rendah sekali).

  1. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

  1. a)Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan

Dalam pelaksanan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebihan atau langkah-langkah pekerjaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. Misalnya saja tanda kurung pada nama penandatanganan surat atau garis bawah pada nama kota dari alamat surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa mengurangi maksud surat itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958) menaksir bahwa 25%-50% pekerjaan jasmani di toko, kantor, pabrik, dan rumah adalah tidak perlu; pekerjaan termaksud dapat dilakukan dengan cara yang mengeluarkan tenaga yang lebih kecil tetapi memberian hasil yang sama.

  1. b)Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat Lainnya

Dalam pelaksanaanna tatausaha tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan hendaknya ditiadakan. Demikian pula, penyalinan atau penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya tidak dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir.

  1. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

  1. a)Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan

Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. Misalnya dalam pembuatan macam-macam formulir, penstensilan sekaligus 2 model atau lebih pada helai sit akan menghemat tenaga dan waktu.

  1. b)Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah potlot merah-biru, karet pengapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara berhitung.

Demikianlah 5 asas efisiensi sebagai dalil umum berikut serangkaian pedoman yang merupakan perumusan secara garis besar guna menerapkan asas-asas itu dalam bidang tatausaha yag harus diperhatikan oleh para manajer kantor. Selanjutnya pedoman-pedoman tentang efisiensi tatausaha itu akan terwujud secara nyata dalam suatu rangkaian “pelaksanaan” yang hendaknya betul-betul dijalankan oleh setiap pegawai tatausaha.

Sumber: https://duniapendidikan.co.id/

This article was written by ebagi